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作者：Bradley W. Hall博士 （華為前CHRO高級顧問、高級人力資源專家） 編者按 最近，《裁員消息滿天飛，我們整理了一份真實名單》一文概括整理了2020年2月初各行業的裁員信息。 據不完全統計，自疫情發生後，國內已有10餘家大型知名企業啟動裁員、人員組織優化，其中包括新潮傳媒、OYO酒店、途家、華夏幸福、大搜車、DaDa等，涉及房地產、二手車、旅遊業、在線教育、廣告傳媒等多個領域。 有些企業否認這些消息，「屬於常規的績效考核優化」是他們的常用說法。但另一些行業中，裁員是明白無誤的消息。 隨著疫情在國外蔓延，裁員狂潮更是來勢洶洶，繼知名快時尚品牌Zara宣布裁員後，另一知名品牌H&M公司也宣布，一些市場已經啟動了關於臨時裁員的計劃。 報導稱，H&M集團在新聞稿中只透露部分市場已經開始臨時裁員談判，其他市場也會跟進，最終可能影響全球各項業務的「成千上萬」員工，更警告若情況不及時改善，不排除撤銷大量固定職位。 再早些時候，通用電氣也傳出計劃在噴氣式客機引擎板塊裁減約10%的美國員工，媒體稱，這是美國大型製造企業進行的首批大規模裁員之一。 裁員對企業來說，是在當前疫情形勢下快速降低成本的有效方法，對HR來說，這一階段的主要工作就是執行裁員的規定流程。 在執行這些流程之前，HR自身必須要完全了解以及理解這些流程涉及到的政策法規及受影響員工心理，才能儘可能避免裁員對企業可能產生的負面影響。 華為前CHRO高級顧問，高級人力資源專家Brad Hall博士將為您介紹HR在執行裁員流程時要做的、要注意的方面，助您打造勞動力優化「三步走」計劃。這篇文章介紹的是第三步——裁員。 ... 文章雖長，滿滿乾貨 勞動力優化「三步走」計劃一系列文章的目的是介紹減少勞動力成本的三個階段過程。 第一步是全面降低勞動力成本（《熬不住了！疫情世界範圍爆發、多國股市熔斷、全球裁員潮蔓延！HR必看勞動力優化「三步走」計劃（一）——全面削減勞動力成本》）。我們提出了11種削減勞動力成本的方法。 第二步是替代性工作安排（《微軟關店、蘋果關店、耐克關店、優衣庫關店……大量員工面臨短期失業！HR能做什麼？勞動力優化「三步走」計劃（二）—替代性的工作安排》），以轉移或降低勞動力成本，我們提出了四種安排： 1 職務分擔 2 承包和外包 3 降薪/無薪休假 4 共享員工 第三步是裁員。在本文中，我們將詳細介紹進行裁員的規定流程。 01 第一步：制定裁員計劃 裁員計劃由高管團隊主導，財務長（CFO）和首席人力資源官（CHRO）在這個過程中是主導者。 通常情況下，高管團隊成員希望能儘快裁員，而不與中層主管們討論。主管們自然而然會保護自己的團隊、盡力爭取留住自己的員工。 為了儘量減少衝突，許多高管團隊會制定一個全覆蓋的裁員目標——例如，「每個團隊裁員12%」。這樣做簡單快速，但卻是錯誤的。 全面裁員計劃的目標設想是減少人員。然而，一個更合適的目標應是削減勞動力成本，重新配置勞動力以適應改變後的業務計劃。 另一個常見的錯誤是根據行業標準「合理精簡」部門人員。 例如，人力資源調查顯示，HR與員工的配比為1:100是企業人力資源管理的「最佳實踐」。 許多公司試圖堅持這樣的標準，只是為了讓企業領導更多為他們提供資金。如果組織有250名員工，那麼1:80就可以了。但如果是1萬名員工，也許1:150是合適的。 更大的公司可以通過外包、自動化降低人工成本，還可以從規模經濟中獲益。當對行政部門進行合理的規模調整時，比例是值得注意的，但是作為人力資源專家，你必須更深入地考慮這個問題。 一個更好的方法是重新配置勞動力以適應變化後的業務計劃。精簡後的業務計劃會集中在核心業務上，減少不能帶來利潤的客戶和產品/服務。由於新的客戶/產品服務被取消，可能就不再需要最近聘請的專家。行政職能部門也是如此。隨著人力資源管理需要更加聚焦到核心運營服務上，可能不再需要去年聘用的OD專家。將他重新安排到人力資源運營職位上會讓他和你都感到挫敗。 作為HR，當你制定最終的勞動力成本削減計劃時，裁員計劃需要當機立斷，裁員行為需要一次且深入地完成。這樣，你就可以自信地告訴那些「倖存」的員工：裁員已經結束，他們不會失業。 最後，在制定勞動力成本削減計劃時，定好將離職員工的離職補償方案。例如，公司會提供遣散費嗎？遣散費是一次性付清還是按月支付?服務年限和工作職級在補償方案中如何體現？醫療福利會延長嗎？員工是否能接受轉職服務？當方案明確時，仔細準備在每次談話會議中要給出的材料。記住，員工情緒會很激動，不能出錯！ 02 第二步:高管溝通 對員工來說，當高管們在員工大會上講話時，溝通過程就開始了。現在不是談論激動人心的新機會的時候，高管演講的目標是對離職的員工表示同情、尊重和感激。那些「倖存」的員工將會仔細聆聽高管演講。如果表達不當，許多人也會開始尋找其他工作機會。 下面是一個高管演講的範例樣本。 ● CEO宣布裁員的講話 一個月前，我向大家講述了現今艱難的市場形勢。我說過，我們需要將運營成本降低1億元人民幣。我還宣布了降低成本的「三步走」計劃。 第一步是「全面削減成本」。我想感謝所有人努力尋找降低成本的機會。我很高興地宣布，大家的努力使公司的成本降低了4500萬人民幣。 第二步是確定替代性的工作安排。我們再次降低了成本，但這一次只降低了2500萬。我要感謝那些同意新工作安排的員工。你們是公司的英雄。遺憾的是，我們仍有3000萬的缺口必須彌補。 第三步是通過裁員計劃來減少人員。好消息是，通過前兩個階段的有效措施，預計裁員人數從150人降到50人。這對避免被裁掉的100人來說是個好消息，但對另外的50人來說可能是個壞消息。 我們已經通過兩個標準確定了那些要離開的同事： 1.今年的業務計劃所需要的技能。例如，今年我們將精簡產品。去年我們可能需要某些技能，但今年就不需要了。去年，一些行政部門擴大了內部服務範圍。今年，我們可能不得不縮小服務範圍，只保留核心服務。 2.2020年計劃中所需關鍵技能在過往的業績表現。我們並未完全嚴格地看過往績效評分。有些人可能某個技能突出，但這個技能如今不再是至關重要的。 我們努力使這個過程公平，所以我們謹慎地考量了每位員工。 我承諾在整個過程中以公平和尊重的態度對待每一位員工。我已經要求經理們親自進行每一場離職談話。每一位離職的員工都將獲得一份基於工作年限和工資級別的離職補償金。每個受影響的員工都有資格以公司的折扣價格購買18個月的健康保險。所有被解僱的員工都將得到再就業支持以找到新工作。轉職服務部門將幫助你建立簡歷，並找到空缺職位。 我們不會忘記離職的員工。我們將採取以下步驟來保持公司的大門對你開放：我們將把你列入所有公司活動、聚會和聚餐的邀請名單中。當我們再次招聘的時候，你將是第一批被考慮的求職者。 過去的一個月很艱難。我個人感謝你在過去一個月和幾年裡的努力和貢獻。你的付出幫助拯救了公司。公司的前路仍將困難重重，但我們會取得勝利的。我們需要在市場競爭戰略和公司運營方式上做出顛覆性的改變。 這些改變將使我們無論是作為一個公司還是作為一個專業人士，都變得更加強大、更具智慧。我深感遺憾，我們所有人不能一起踏上這段旅程。對於那些曾和我們一起的人，我要向你們道歉，因為沒有成功地找到一種不裁員也能達到降低成本目標的方法。我想對你們多年來為公司服務深表感謝。這對我們來說都是痛苦的分別。我希望有一天，在商業環境不斷改善的情況下，你們中的一些人能繼續回到公司。 非常感謝！感謝你們在這段艱難時期所做出的努力以及對公司的理解！ 03 第三步:選擇合適的員工 選擇將被解聘的員工，召集同級別、同業務職能的部門經理。例如，將財務部門的所有主管聚集在一起。首先，討論調整後的業務計劃。2020年的財務狀況會出現什麼不同？完成新的計劃需要哪些技能，需要達到什麼水平？ 接下來，張貼財務部門所有員工的名字。按職能（如稅務、財務、財務分析等）和按薪酬等級（如：一組5、6、7，另一組8、9、10）分類。然後，根據業務計劃所需的技能，對每位員工的技能和過去的業績表現進行排名。 ... 對每位員工進行討論，並問：「為什麼XX不應該被解僱?」也許他完成了公司業務發展需要的一個特別項目。例如，「他是公司里最好的電子制表員」，或者「她是我們部門的IT支持人員」。 最後，幫助財務經理，讓他們知道需要在何時、何地、以何種方式進行離職通知流程，並介紹離職補償方案。向財務經理們展示他們將在通知溝通會議上需要提供的材料，並通過角色扮演來模擬通知溝通的過程。 記住，對於業務主管來說，HRBP在裁員時是重要的顧問；但是，業務主管們才對選擇哪些員工被解僱真正負有全部責任，以及將裁員的決定告訴這些員工。不要讓業務主管們把這個責任丟給你。 04 第四步:召開通知會議 通知會議可以是經理和員工進行一對一的交流，HRBP也可以參加，大多時候是在一旁安靜地坐著。通知應該是當面通知，不要集體或書面通知。選擇一個安靜的辦公室。關掉電話、仔細傾聽、不要抱胸而坐。 30年前，我在吃午餐的時候收到了通知，我的經理一直笑著跟我說他的三明治太辣了。到現在我仍然記得，每當我想起這件事就會生氣。這樣的行為很不尊重人。被解僱的員工會記住溝通會議中發生的每一件事，並可能會告訴留下來的同事。如果經理把有些細節搞砸了，在未來的幾年裡，員工會牢牢記起這些事，然後苛刻地評判他。 幫助經理完成這個溝通，給他一個示範樣本，並確保他按照示範進行，以避免法律問題和低效的談話。不要讓他做出諸如重新雇用等承諾，幫他避免衝突。邏輯性的辯論對情緒低落的人沒有意義。不要試圖去贏得一場爭論。 下面是一個範例。 ● 裁員溝通示例 XX，你也知道，由於最近市場發生變化，我們不得不改變我們的業務計劃。而新的業務計劃要求我們改變組織結構，削減成本。遺憾的是，你的職位也在被裁員之列，我們不得不通知你，今天是你最後一天上班。我們會告訴你有關離職補償和失業保險的相關信息。很抱歉要告訴你這個消息。在繼續接下來的談話之前，我想知道你現在的感受，還好嗎？ 今天，大概有52個崗位被裁掉了。出於對涉及其中的其他員工的尊重，我要請求你對今天的談話儘量保密。我們希望親自告訴這些受影響的員工們。另外，我知道有些人喜歡不被注意安靜地離開，有些人想要和幾個關係不錯的同事說再見。我們會尊重你的決定。你想以什麼樣的方式離開？最後，我要感謝你過去X年的辛勤工作和奉獻。你的努力讓公司變得更好，就我個人而言，我會想念和你一起工作的日子，謝謝你為公司所做的一切。 現在，我會讓（HRBP的姓名）和你討論離職手續和離職補償。（討論薪資、福利、未休的假期、推薦信、新工作介紹、上交公司財產、進行中的項目交接等等。還要討論歸還電腦、手機、員工工作證、關閉電子郵件訪問等。） ●員工疑問解答 ● Q1：為什麼選擇裁掉我的職位？（提示：不要過度解釋） A：很遺憾，由於公司預期的收入下降了，我們的成本也必須降低，否則公司就會破產。我們最大的可變成本是勞動力成本。公司需要重新配置勞動力以適應業務計劃的變化。我們將停止提供一些產品和服務，精簡許多日常運營活動。涉及這些崗位的員工將會被解僱。選擇需要裁掉的崗位是一個經理所能做的最困難的事情——因為它會深深地影響每一位我們所珍視的同事的生活。這就是為什麼我對此感到很抱歉。 Q2：對於這樣的決定我要申訴！（提示：不要爭論） A：這是最終的決定。是我的老闆和部門副總裁批準過的。我們的人力資源同事參與了整個過程中的每一步，由人力資源副總裁做出了最終決定。 Q3：我可以申請減薪或減少工作時間以保留工作崗位嗎? A：對不起，這是最終的決定。也許當我們開始重新招聘時，你可以申請。但就目前而言，解僱是最終決定。 Q4：還有誰被解僱了？我們部門就我一個人被解僱嗎？為什麼是我？（提示：表現出同理心，不要討論績效問題） A：我不能透露你的部門還有誰被解僱了，我們還沒有和他們進行溝通。（第一種回答） 是的，你是我們部門唯一被裁掉的。我想說的是，請不要覺得你讓任何人都失望了。我想讓你知道，一旦解除招聘凍結，你可能會被考慮重新聘用。現在，請理解我們必須裁掉一個崗位，從職能的角度來看，你的職位是最有意義的。（第二種回答） Q5：這怎麼可能呢？我離開公司後，誰來做我現在做的所有工作？（提示：要仔細、尊重地傾聽。但要注意表示贊同） A：是的，你的崗位被裁掉之後，這個部門的其他成員將不得不承擔你原來的工作。我們必須重新考慮我們的運作方式，這樣才能以更少的人做更多的事。我們的HRBP在這裡會與你討論離職補償和其他重要福利有關的細節。 Q6：你能為我寫一封推薦信嗎？在我找到另一份工作之前，我能繼續在這裡工作嗎? A：我們有針對這些問題的人力資源政策。XX，我們的HRBP，請介紹關於這些問題的人力資源政策。 Q7：我現在真不知道說什麼好，我們能換個時間再談嗎? A：當然。你可以回家，和你的妻子談談，把你想問的問題寫下來。也許XX，我們的HRBP是談論離職補償問題的最佳人選。但是，我隨時願意繼續我們的談話，並幫助你進行接下來的求職。我們2-3天後再談吧。 會議結束後，允許員工回家或休息一天。不要讓他像罪犯那樣走出辦公室，讓他保持尊嚴，給他時間和空間來處理他得知的消息。 管理者如何幫助被解僱員工，這裡有幾條建議： 1 給每個人安排一名工作教練。 指派經理擔任一到兩名員工的工作教練。許多被通知解僱的員工在情緒上處於崩潰狀態，悲傷和失落的五個階段是： 1.拒絕與孤立； 2.憤怒； 3.與公司交涉； 4.沮喪； 5.接受。 工作教練必須明白，每個受影響的員工都會經歷這些階段。剛開始時緩緩疏導。每周進行追蹤和登記。負責裁員的人力資源主管每周五召開一次工作教練會議，為期六周，由工作教練匯報所負責的員工的進展情況。這樣給教練們一定的壓力。 2 在領英上為員工寫推薦。 3 僱傭離職員工進行短期諮詢項目。 這向其他人表明你重視員工的工作。 4 幫助員工準備一份推薦列表。 這些人可能包括以前的經理、客戶、供應商和其他了解員工工作的職場人士。 5 詢問員工是否願意由你把他的信息發送給你在Linkedin上的聯繫人，以幫助他找工作。 發送的內容頁包括指向離職員工的LinkedIn個人資料頁面的連結。 6 在離職員工離開三到四周後，約他共進一次午餐或一起喝咖啡。 鼓勵離職員工，幫助他們找工作。 7 讓員工清楚他們被解僱是因為成本問題以及重新調整員工隊伍的需要。 要多次強調這一點。現在，他們比以往任何時候都更需要信心。 05 第五步：留意並跟進留下的員工 通知過程完成後，與員工進行溝通。在演講中，解決以下問題，並讓他們提出更多的問題。 1.公司如何對待我們的朋友和同事？ 2.我們達到成本目標了嗎？ 3.不久還會有更多的裁員嗎？ 4.我們將如何處理工作量？ 在經濟低迷時期，業務計劃的預期會縮小，產品和服務的供應將會減少，勞動力成本也將會降低。當業務計劃改變時，必須重新設計組織結構。為了支持組織變革，必須重新配置勞動力。 本系列文章描述了一種系統的方法，用於最大限度地保留關鍵技能，同時最小化對組織文化的破壞。在降低成本的過程中，成功的三個關鍵要點是：1、制定詳細的削減勞動力成本計劃；2、反覆溝通該計劃；3、對那些被解僱的和留下來的員工表示尊重和同情。

文章來源取自於：

每日頭條 https://kknews.cc/career/6rm3znv.html

博客來 https://www.books.com.tw/exep/assp.php/888words/products/0010547621

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